© 2015 - NEDERLANDSE VERENIGING EPAGNEUL DE SAINT USUGE
Huishoudelijk Regelement Nederlandse Vereniging Epagneul de Saint-Usuge 2014
LEDEN
Artikel
1.1 Het lidmaatschap wordt aangegaan per kalenderjaar van 1 april t/m 31 maart.
1.2 De door de leden en donateurs verschuldigde contributie wordt jaarlijks bij voorstel van het bestuur vastgesteld voor het komende jaar en moet voor 1 juli van dat jaar zijn voldaan.
1.3 Leden dienen te handelen binnen en overeenkomstig de doelstellingen van de vereniging zoals vervat in haar statuten. Zij zullen zich onthouden van handelingen die de naam van de vereniging en/of die van de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland en zijn organen en de kynologie in het algemeen schaden op straffe van uitsluiting als lid.
1.4 Alle communicatie tussen de leden en het bestuur, uitgezonderd als bedoeld in artikel 1, lid 5 en lid 6 en wanneer dit anders zal worden aangegeven, gaat via het adres van de secretaris. De communicatie geschiedt bij voorkeur schriftelijk en gedocumenteerd. De secretaris zal schriftelijk namens het bestuur antwoorden. Dit geldt tevens voor de communicatie extern.
1.5 Alle communicatie betreffende fokaangelegenheden gaat via het adres van de Rascommissie.
1.6 Alle communicatie betreffende de ledenadministratie gaat via het adres van de penningmeester. Leden dienen hun adreswijziging zo spoedig mogelijk schriftelijk (of via mail) door te geven aan de ledenadministratie.
1.7 Zij die hebben opgehouden lid te zijn van de vereniging kunnen nimmer enige aanspraak doen gelden op zijn / haar bezittingen. Ook dient men dan de onder zijn / haar berusting zijnde bezittingen welke eigendom zijn van de vereniging onmiddellijk over te dragen aan het bestuur.
1.8 Bestuursleden, die ophouden een bestuursfunctie te bekleden en/of zich niet herkiesbaar stellen voor hun functie, kunnen nimmer enige aanspraak doen gelden op zijn / haar bezittingen. Ook dienen zij de onder zijn / haar berusting zijnde bezittingen, welke eigendom zijn van de vereniging, respectievelijk direct of ruimschoots voor de Algemene Ledenvergadering over te dragen aan het nog zittend bestuur.
VERGADERINGEN
Artikel
2.1 Bestuursvergaderingen worden zo dikwijls gehouden als de voorzitter of twee bestuursleden dit noodzakelijk achten. Van iedere bestuursvergadering worden notulen gemaakt.
2.2 De jaarvergadering wordt gehouden binnen zes maanden na het einde van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene leden vergadering.
2.3 Tijdens de Algemene jaarlijkse Leden Vergadering worden niet geagendeerde onderwerpen vermeld in de agendapunten van die vergadering niet behandeld, tenzij de leden van de algemene leden vergadering daar geen bezwaar tegen hebben én het bestuur daar unaniem mee instemt.
BESTUUR
Artikel
3.1 Kandidaten voor het bestuur worden gesteld door het bestuur of door de leden.
3.2 Kandidaatstelling door de leden dient uiterlijk 7 maal 24 uur voor de Algemene Leden Vergadering, voorzien van minimaal tien aanbevelingen vanuit de leden, schriftelijk te zijn ingediend bij de secretaris.
3.3 Het bestuur deelt zijn kandidaatstelling mede in de oproeping voor de vergadering.
3.5 De functies van voorzitter en secretaris zijn onverenigbaar. De functies van voorzitter en penningmeester zijn in bijzondere situaties verenigbaar.
3.4 Het rooster van aftreden luidt in volgorde van zittingsduur welke drie jaren is. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar.
3.5 Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid neemt het in zijn / haar plaats verkozen lid ook zijn of haar plaats in op het rooster van aftreden.
3.6 Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
3.7 In spoedeisende gevallen treedt het dagelijks bestuur handelend op en legt hierover zo spoedig mogelijk verantwoording af aan de leden.
VOORZITTER
Artikel
4.1 De voorzitter van de vereniging of diegene die hem / haar vervangt belegt en leidt de bestuurs- en algemene leden vergaderingen.
4.2 De voorzitter coördineert de werkzaamheden en handhaaft de orde.
SECRETARIS
Artikel
5 De secretaris van de vereniging maakt de notulen van het verhandelde in bestuurs- en de Algemene Leden Vergaderingen. Hij / zij voert de correspondentie van de vereniging en verzendt alle stukken welke van het bestuur uitgaan. Voorts is hij / zij belast met de verdere administratieve werkzaamheden voor zover die niet aan andere bestuursleden zijn toegewezen en beheert het archief van de vereniging.
PENNINGMEESTER
Artikel
6.1 De penningmeester beheert namens het bestuur de geldmiddelen van de vereniging. Hij / zij houdt nauwkeurig en overzichtelijk boek van alle uitgaven en ontvangsten.
6.2 De penningmeester van de vereniging maakt een begroting van inkomsten en uitgaven voor elk verenigingsjaar en zal deze begroting aan de jaarvergadering ter goedkeuring voorleggen nadat deze begroting door het bestuur is vastgesteld.
6.3 De penningmeester is belast met de inning van de contributies van de leden en de donaties van de donateurs en met de inning van de inschrijfgelden. Hij / zij is derhalve tevens belast met het voeren van de ledenadministratie. Deze administratie kan worden gedelegeerd aan een daartoe door het bestuur aan te wijzen lid dat tenminste één jaar bij de vereniging is aangesloten.
6.4 De wijze van betaling en de hoogte van de contributies en inschrijfgelden worden op de jaarvergadering vastgesteld. 6.5 Indien een lid of donateur na twee verzoeken tot betaling in gebreke blijft het verschuldigde te voldoen, kunnen maatregelen worden getroffen om de vordering langs gerechtelijke weg te innen. De penningmeester draagt de betrokkenen voor bij het bestuur ter ontzegging van het lidmaatschap of donateurschap en het bestuur beslist alsdan over het al of niet nemen van deze maatregelen.
6.5 De penningmeester doet alle betalingen ten laste van de vereniging. Hij / zij zorgt voor een spoedige voldoening van de geldelijke verplichtingen van de vereniging tegenover derden. Voor het doen van uitgaven de somma van € 500,00 te boven gaande en voor het aangaan van verbintenissen (verplichtingen) voor een bedrag dat bovengenoemde som overtreft, behoeft de penningmeester de toestemming van het bestuur.
6.7 De gelden van de vereniging bevinden zich op een bank- en / of spaarrekening ten name van de vereniging. De penningmeester draagt er zorg voor dat er niet meer dan 500 euro cash in de kas bevind. Wanneer dit geldbedrag overschreden wordt, zal hij een storting moeten doen naar de bankrekening of spaarrekening van de vereniging.
6.8 Ten einde artikel 6.7 gemakkelijker te faciliteren geeft de vereniging de voorkeur aan elektronische betalingen.
VERTEGENWOORDIGING
Artikel
7.1 De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging vertegenwoordigen, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot vertegenwoordiging zijn gemachtigd
KASCONTROLE
Artikel
8.1 Bij tussentijds einde van de functie van penningmeester brengt de op dat moment zitting hebbende kascontrolecommissie binnen één maand een intern verslag uit aan het bestuur dat als grondslag dient voor de aanvang van het beheer van zijn / haar opvolger.
8.2 De kascontrolecommissie controleert ieder jaar de jaarrekening van de vereniging en brengt daarvan verslag uit.
8.3 De leden van de commissie worden benoemd door de Algemene Leden Vergadering. Leden van de commissie hebben maximaal twee jaar zitting.
8.4 Jaarlijks zal tijdens de Algemene Ledenvergadering 1 lid voor deze commissie worden benoemd voor 2 jaren. Wanneer een lid voortijdig zich bedankt, dan zullen er 2 leden worden benoemd, 1 voor 2 jaren en 1 voor 1 jaar.
COMMISSIES
Artikel
9.1 De vereniging kent meerdere commissies. Dit zijn bijvoorbeeld, maar beperkt zich niet tot:
de rascommissie;
redactiecommissie;
jachtcommissie;
evenementencommissie.
9.2 De leden van deze commissies worden gekozen door het bestuur op voordracht van leden, commissie-voorzitter en bestuur en dit wordt bekrachtigd door de Algemene Leden Vergadering.
9.3 De commissies wordt gecoördineerd door de commissie-voorzitter. Het bestuur bepaalt de taakomschrijving van deze commissies en kan daarin wijzigingen aanbrengen. Het bestuur kan tevens wijzigingen aanbrengen in de personele samenstelling van de commissies, doch dit dient in de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering te worden bekrachtigd.
9.2 De functie commissie-voorzitter betreft een zittingsduur van twee jaren. Aftredende commissie-voorzitters zijn herkiesbaar.
RASCOMMISSIE
Artikel
10.1 De Rascommissie verzorgt de administratie en publicatie van de binnengekomen dek- en geboorteaanmeldingen en bemiddelt tussen (aspirant) kopers en fokkers.
10.2 De Rascommissie brengt via de voorzitter van de Rascommissie advies uit aan (aspirant) fokkers die daarom verzoeken aan de hand van de ten dienste staande gegevens.
10.3 De Rascommissie bewaakt de foknormen waaraan fokkers zich hebben geconformeerd.
10.4 De Rascommissie informeert het bestuur zodra een fokker of eigenaar van een dekreu zich niet houdt aan hetgeen is bepaald in het fokbeleid.
NIEUWSBRIEF
Artikel
11.1 Het bestuur bevordert, dat er tenminste twee maal per jaar een Nieuwsbrief als orgaan van de vereniging verschijnt.
11.2 De redactiecommissie is voor de inhoud en het uiterlijk van het orgaan uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
11.3 De redactie bepaalt de inhoud van nieuwsbrief met inachtneming van het in dit
artikel bepaalde
11.4 Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. De redactie kan bijdragen aan de nieuwsbrief opnemen met de vermelding ‘buiten verantwoordelijkheid van de redactie’.
11.5 In de nieuwsbrief worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen”
a. De namen en adressen van de bestuursleden
b. De door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van
deze commissies.
c. Mededelingen van het bestuur en van de commissies.
11.6. Alle bijdragen betreffende beleidszaken worden vóór publicatie aan het bestuur
ter inzage gegeven.
11.7 Het bestuur kan commissies instellen welke noodzakelijk zijn om binnen de statuten tot de realisatie van de daarin opgenomen doelstellingen te komen.
BESTUURSKOSTEN
Artikel
12.1 De leden van het bestuur genieten, naar door het bestuur vast te stellen richtlijnen, vergoeding uit de kas van de vereniging voor vergaderkosten, alsmede voor papier- porto- telefoon- en reiskosten, een en ander naar redelijkheid en in verhouding met de totale inkomsten en uitgaven van de vereniging.
12.2 Hiertoe worden maandelijks bij de penningmeester schriftelijke en gespecificeerde declaraties ingediend, voorzien van betalingsbewijzen. Afwijking van deze termijn is slechts mogelijk na overleg en met toestemming van de penningmeester.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel
13.1 De vereniging, noch haar bestuursleden, kunnen aansprakelijk worden gesteld – in welke vorm dan ook – bij verlies, diefstal of ontvreemding van waardepapieren zoals geld, betaalcheques, bank- of giropas of creditcard, identificatiepapieren en/of schade aan of verlies, diefstal of ontvreemding van persoonlijke eigendommen, tijdens evenementen georganiseerd door de vereniging.
WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel
14.1 Het Huishoudelijk reglement kan worden aangevuld en/of gewijzigd op voordracht van het bestuur van de Nederlandse Vereniging Epagneul de Saint-Usuge of door de Algemene Leden Vergadering met een meerderheid van tenminste tweederde van de uitgebrachte stemmen. Een aanvulling en/of wijziging gaat in werking op de eerstvolgende dag na de datum van de gehouden Algemene Leden Vergadering of op een andere datum, welke bepaald is tijdens de Algemene Leden Vergadering.
14.2 Een wijziging van het huishoudelijk reglement treedt niet eerder in werking dan nadat door het bestuur van de Nederlandse Vereniging Epagneul de Saint-Usuge goedkeuring is verleend. (Voor zover van toepassing).
SLOT BEPALING
Artikel
15.1 Het bestuur beslist in alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet naar redelijkheid en billijkheid.
